La transformation des documents traditionnels au documents numériques

Contexte et motivation de la recherche

Le changement des documents papiers aux documents électroniques est une révolution qui nécessite une innovation constante dans les formats et pratiques des professionnelles.

"Les principes de gestions des documents et archives sont des facteurs qui influencent ce changement."

La problématique de la recherche est que malgré le changement, les systèmes utilisés pour gérer les documents sont encore semblable à ceux utilisés auparavant pour les documents papiers. Alors, notre motivation de recherche est de comprendre l'impact de ces changements sur la mise en œuvre des principes et des directives de la gestion des documents professionnels. Et la reconceptualisation des rôles des travailleurs professionnels pour la tenue des documents et informations.

Question de recherche et objectifs

Comment impliquer les travailleurs professionnels dans la mise en ouvre de leurs responsabilités face à cette mutation des documents papiers vers les documents électroniques ?

L’objectif de cette étude est de mettre en évidence les causes de ce changement de paradigme dans les responsabilités de tenue de documents des travailleurs professionnels. Comparer l'impact de ces changements sur la mise en œuvre des principes de gestion des documents professionnels.

Résumé de la revue de littérature

1. Les causes de la transformation des documents papiers au numériques

Selon, Cotte, (2004) les causes de la transformation du document papier au numérique s’explique du fait que le document traditionnel est livré sous une forme rigide qui ne laisse pas aux lecteurs la possibilité d’ajouter ou de modifier le document. À l’inverse, un fiché texte sous une forme électronique peut transiter et être susceptible de subir toutes les modifications, voulues ou non.

Le numérique ne subit pas d’altérations, mais facilite une reproduction en recopiant tous les passages entiers d’un livre par exemple. (Ibid., 2004).

2. Une mutation des documents papier vers les documents électroniques.

Juillet, (2014) explique que la mutation des documents traditionnels vers le numérique entraine le risque informationnel. La progression des volumes d’échanges ou des capacités d’analyse et la difficulté de leur intégration par les utilisateurs. Parallèlement, Bailey, (2009) développe que le volume d'informations créées et reçues par chaque individu est en constante augmentation. Alors, d’une part, les entreprises font face au défi du volume de contenu par la prolifération des informations sur plusieurs plateformes numérique. D’autre part, le défis des travailleurs professionnels serait de simplifier et de développer des schémas de classification conviviaux et de mieux former les utilisateurs à la structure et à l'application du schéma. (Joseph et al., 2012)

3. L’engagement des travailleurs professionnel

Pour répondre à la question de recherche, la théorie de Mintzberg. (2008) nous a permis de mieux comprendre l’engagement ou l’implication des travailleurs professionnels dans la transformation de document du papier au numérique. En effet, cette théorie parle du rôle des cadres au sein d’une organisation notamment, le rôle lié à l’information, interpersonnel et le rôle décisionnel. (Mintzberg, 2008). Donc, en fonction de ces rôles, l’engagement des travailleurs professionnel dans la transformation des documents traditionnels aux numériques est dans la bonne pratique de gestion de contenu des informations numérique afin de se protéger contre une pénalité et à de sanctions graves. En outre, les gestionnaires doivent s’impliquer dans la distinction entre les documents et dossiers. C’est-à-dire, la fonction de planification exige aux professionnels de l’information à spécifier la disposition des documents, soit par destruction, soit par transfert aux Archives.

Toutefois, le constat est que, le manque de qualification, de connaissances et d’expertise demeure un facteur important pour les travailleurs professionnels.(Labbé et al., 2017). D’où son engagement ou son implication serait dans la formation approfondie des personnels et de la direction en la matière.

1. Méthodologie

1.1. Conception de la recherche et Méthodes

Notre recherche est basé sur une méthode qualitative. En effet, notre méthode de collecte de données se fera de deux façons : l’étude de documents et l’observation. Concernant l’étude de documents, nous ferons une étude du domaine objectif, en utilisant la procédure d’analyse de texte. Les documents à analyser sont de nature scientifique, précisément les articles évalués par les pairs. La quantité de document à analyser est au nombre de 20 références scientifiques. Ces deux méthodes sont importantes pour notre étude car, elles nous permettent d’obtenir les informations diverses, plus étendues et nuancées.

1.2 Collecte et analyse des données

En ce qui concerne l’observation, celle-ci se fera d’une manière systématique en ayant une grille d’observation et sans implication personnelle (c’est-à-dire, ne pas questionner ou intéragir avec les personnes observées). La grille d’observation est est construite sous forme d'un outil d'évaluation et se sert à partir de l’observation de comportements et réaction des participants.

1.3 Échantillonnage

Nous allons donc nous appuyés sur les expériences personnelles avec les Archives nationales du Canada. Nous nous déplacerons vers le lieu d’observation des participants (travailleurs professionnels). Pour que notre échantillon soit représentatif, nous avons choisi d'observer notre cible en fonction de leurs expériences en tant que travailleur praticien dans le rôle de conseiller responsable de la préparation et de la diffusion d'information et de matériel d'orientation. Cette composition d’échantillonnage est importante pour notre étude parce qu’elle nous permettra de saisir une réalité vécue, plutôt que d’avoir simplement une pensée déformée au travers des représentations que les personnes se font.

1.4 Éthique de la recherche

Notre recherche est exemptée de l'approbation du CER, puisque notre méthode d’analyse est l’observation et parce que nous utiliserons des documents texte. Toutefois, pour les considérations éthiques, nous, respecterons le principe d’anonymat de toute personnes observées pendant l’analyse. Par exemple, nous leur appellerons participant 1, participant 2 etc. De plus, chaque contenu de documents texte analysés sera cité dans notre rapport final de recherche.

1.5 Chronologie

La recherche se mène sur une période de 3 mois et ceci en fonction des jours ouvrables d’observation. La collecte de données est prévue pour le 31 Août 2020. Nous n’avons pas encore choisi un plateforme adéquat pour publier et communiquer les résultats. Une seule personne suffit pour effectuer les recherches dans la période suggérée parce que, nous avions déjà effectuée au préalable la revue de littérature Voir ci-dessous le diagramme de Gantt

1.6 Mobilisation des connaissances

Nous travaillons encore sur nos stratégie de présentation et de publication des résultats. Toutefois, notre publique cible est la communauté universitaire et toutes autres institutions informationnelles professionnelles. Nous envisageons des résultats pertinents et intéressants pour les praticiens du LIS et nous souhaitons leur publier ses résultats une fois que le choix est fait entre une publication par revues ou par conférences.